業務は会社の中の作業の集まりですね。たとえば、あなたが見積業務の担当としますと、営業がお客様の要件を取りまとめて、見積に必要な書類を作り、あなたに提出しますね。受け取ったあなたは見積が必要な項目を調べて、自社内の見積できる人や協力会社の見積部門に依頼をします。戻ってきた見積書を取りまとめて、お客様向けの見積原案を作り、上司の承認をもらいます。承認が下りたら、営業に見積書を渡しますね。見積書の控えを保存して、変更依頼があれば、それにも対応します。過去の見積金額を調べることも必要な時があります。
業務は日々、多様な情報を複数の人の作業を経て、目的の情報を生み出しています。これらの情報は紙で行われてきました。パソコンで作業すると楽にできるものはその作業だけに紙の情報を手で打ち込んでいる作業に置き換わりました。営業は見積金額と納期確認のための依頼書をパソコンで作成しています。見積依頼書を作成するために、依頼先や見積項目などのデータを入れています。営業の入れたデータを見積依頼書にパソコンで転記できれば、入力ミスが減らせて、楽になりますね。紙を経由した情報伝達を電子データ受け渡しに置き換えれば、いいのです。
コンテキサーを例に今ある業務を電子化する７つの手順を紹介します。
