情報を伝える方法によって使い勝手は違いますね。
今の仕事の依頼は誰から来るのでしょうか？その仕事に必要な情報はいつどのような形で入手できるようになっていますか？それらの情報を得るための手段は多様化しています。入手した情報を活用するためには、形式の決まった伝票や用紙に記入して、手書きメモなどを付けて、必要な人に用紙を渡すことでした。業務に必要な情報を書きやすいように、読む側も理解しやすいように用紙の形が考案されてきました。
しかし、紙の情報は一度に複数の関係者にわたすことができないため、複写機による複製やＦＡＸの通信が行われてきました。その業務に引き続きの業務に仕事を依頼するにはその業務に必要な情報を明示するために、データの転記作業が発生いています。
情報の伝言リレーを見直しましょう。
このデータの転記作業や集計作業で、定常的に行われている業務についてはルールが決め易いものが多く、仕事の進め方の工夫が自社の強みとして認識したいことですね。
その仕事の進め方が昔ながらの用紙を使っている場合などで、今の商売の仕方から見て、煩雑になっていたり、メモ欄に多くの注意書きが必要なことになっているとすると、改善のチャンスです。ルールを変えることと電子化を同時に進めましょう。電子化した情報は収集・加工・蓄積・配布が楽にできます。電子メールのように地球上どこにいても瞬時に伝わります。紙の出すことも簡単ですが、できる限り電子データで渡していきたいですね。
電子データの渡し方はルール決めが大切です。
紙に書かれたデータであれば、人が解釈をしていますので、あいまいな情報であっても支障ないことが多いですが、電子データを受け渡しするときは人の判断のようなことは期待できません。受け渡しをするためのルールを決めて、データの表現方法を合わせておく必要があります。仕事の情報の受け渡しを整理すくことは仕事の内容を再検討することにもなります。仕事で使っている情報がどのように使われているかを知ることは、仕事のモチベーションアップにもなります。
情報を集約する立場の人が 仕事の仕組みを見直すことを関係者と知恵を出すことで電子化も上手く行きます。
電子データを渡すファイルの形式を意識しましょう。
電子データを集めたファイルは利用するソフトが内容を独自に決めていることが多いので、違うソフトでファイルを扱うことができません。Ｅｘｃｅｌの保存ファイルはＷｏｒｄのデータとして読むことはできません。他のソフトで読まれることを意識したデータを入れ方に、ＣＳＶ形式（comma-separated values）があります。ＣＳＶファイルは文字列の項目とカンマで区切った文字が1つの行としてファイルに入れるものです。文字列を編集するソフト、たとえば、Windowsのアクセサリフォルダにあるメモ帳、で読み込めば、中身をみることができます。
ＣＳＶファイルでデータの受け渡しをしましょう。
Ｅｘｃｅｌの保存ファイルの種類をＣＳＶ形式を指定すれば、ＥｘｃｅｌのデータをＣＳＶファイルとして作成できます。業務ソフトでもＣＳＶファイルデータを受け渡しできるものがあります。お使いのソフトでＣＳＶファイルを作れるものがあれば、使ってみてください。Ｅｘｃｅｌで読み込むとＥｘｃｅデータとして扱えます。
クラウドサービスのデータの受け渡しにＣＳＶファイルが利用されています。コンテキサーはＣＳＶファイルの編集にも適しています。
紙の印刷して渡す代わりに、ＣＳＶファイルで渡せば、紙の資料を見て業務ソフトやＥｘｃｅｌへのキー入力という単純作業から解放されます。
